Feuerwehrfest organisieren – Checkliste und Zeitplan
Ein Feuerwehrfest lebt vom Zusammenhalt – und von guter Vorbereitung. Diese Checkliste hilft, nichts zu vergessen. Die meisten Feste werden im Frühjahr geplant; starten Sie rund drei bis sechs Monate vorher.
3–6 Monate vorher
- Termin festlegen und mit Gemeinde und Nachbarvereinen abstimmen.
- Zelt, Bühne, Musik und Ausschank reservieren.
- Verantwortliche für Finanzen, Werbung, Einlass und Sicherheit bestimmen.
- Genehmigungen und Anmeldungen bei Gemeinde bzw. Behörde klären.
2–3 Monate vorher
- Eintrittspreise und Kartenarten festlegen (z. B. Vorverkauf, Abendkasse, ermäßigt, Kinder).
- Online-Vorverkauf einrichten – bis 500 Tickets kostenlos mit Onlineeintritt.
- Plakate und Flyer mit QR-Code zum Ticketverkauf gestalten.
- Sponsoren ansprechen; Freikarten als Gutscheincodes vorbereiten.
4–6 Wochen vorher
- Vorverkauf bewerben: Facebook, Instagram, Gemeindezeitung, Vereins-Website.
- Dienstplan für Ausschank, Küche, Einlass und Parkplatz erstellen.
- Einlass planen: wie viele Eingänge, wer scannt, Abendkasse.
In der Festwoche
- Zugänge für die Scanner-App anlegen und mit den Handys testen.
- Offline-Tickets für die Abendkasse ausdrucken.
- Besucherzahl im Portal prüfen und Personal anpassen.
Nach dem Fest
- Verkäufe und Abendkasse abrechnen, Auszahlung anfordern.
- Scanner-Zugänge löschen.
- Helferinnen und Helfern danken – und Termin fürs nächste Jahr vormerken.